Bedrijfsaccount
In dit artikel leggen we uit hoe u een bedrijfsaccount kunt aanmaken en beheren.
Heeft u nog geen bedrijfsaccount dan kun u deze aanmaken via onderstaande link:
Maakt u gebruik van het raamcontract Vlaamse Overheid of VEB? Log dan in via onderstaande link:
In een bedrijfsaccount kunt u laadpalen en laadpassen beheren die direct gekoppeld zijn aan het bedrijf. Denk hierbij aan laadpalen op de parkeerplaats of laadpassen in gedeelde auto's. Daarnaast is het ook mogelijk om medewerkers te toe voegen en hun persoonlijke laadpas of thuis-laadpaal te beheren.
Onderstaande afbeelding laat de opbouw van een bedrijfsaccount zien. Laadpassen en thuis-laadpunten van medewerkers worden direct aan het medewerkers account gekoppeld waarna ze door het bedrijf beheerd kunnen worden.
Account aanmaken en facturatie
Klik op onderstaande link om een bedrijfs account aan te maken. Het aanmaken van een account is gratis, u gaat alleen betalen voor het gebruik van uw laadpas en voor het beheer van uw laadpunten. Neem contact op met een van onze accountmanagers voor de prijzen.
Gebruik als inlog emailadres (A) een algemeen emailadres. Het is niet mogelijk om op hetzelfde emailadres een medewerker toe te voegen. Heeft een speciaal emailadres voor facturatie? Dan kun u deze in de volgende stap separaat toevoegen.
U kunt aangeven of uw medewerekers gebruik mogen maken van publieke oplaadpunten (B). Wij raden aan om dit standaard aan te zetten, u kunt dit later op pasniveau nog wijzigen.
Heeft u nog geen kaart, maar wilt u deze wel ontvangen? Dan kunt u dit aangeven bij (C). Wilt u meer dan 1 kaart ontvangen? Neem dan contact op met sales@chargewell.nl.
Standaard werkt Chargewell met een automatische incasso voor de gemaakt laadkosten en abonnementsgelden (D). De facturatie wordt uitgevoerd door onze partner Threeforce B.V.
Algemene Laadpassen koppelen
Laadpassen kunnen direct aan het bedrijf worden gekoppeld (bijvoorbeeld voor algemene bedrijfswagens) of aan medewerkers.
Passen voor medewerkers koppelt u direct aan het account van de medewerker. Hoe u medewerkers kunt aanmaken en kaarten kunt koppelen leest u hier.
De laadpassen die u van ons ontvangt zijn nog niet actief. Na het koppelen van de pas aan uw account wordt deze automatisch geactiveerd.
Log in op uw Chargewell account en klik in het menu op 'Kaarten' / 'Cards' (A). U krijgt nu een lijst te zien van alle algemene passen die zijn gekoppeld aan uw bedrijf (B). De passen van uw medewerkers staan niet in dit overzicht, maar in het medewerkersoverzicht. Het is mogelijk om kaarten te activeren of te deactiveren in het geval van diefstal of verlies (C).
Bij het aanmaken van uw bedrijfsaccount is er automatisch een digitale laadpas aangemaakt om laden via de app mogelijk te maken en gekoppeld aan uw account. Deze pas hetkent u aan het telefoon symbool voor het pasnummer.
Om een nieuwe kaart te koppelen vult u het pasnummer (E) in bij het veld 'Card id' / 'Kaart id' (D). Het pasnummer vindt u op de achterzijde van de laadpas en begint altijd met NL-CWL of BE-CWL. U kunt alleen passen toevoegen die beginnen met NL-CWL / BE-CWL.
Vink 'Yes' / 'Ja' aan bij (F) om de pas ook te kunnen gebruiken bij publieke laadpunten van andere providers. Deze optie kunt u later niet zelf wijzigen in het portaal. Wilt u dit toch wijzigen? Neem dan contact met ons op. Klik vervolgens op 'add card' / 'voeg kaart toe' om de kaart toe te voegen aan het bedrijfsaccount. (G)
Na het koppelen zijn de kaarten per direct bruikbaar op Chargewell laadpalen. Het kan tot maximaal 48 uur duren voordat de kaarten ook geaccepteerd worden op publieke laadpunten van andere providers.
Medewerkers beheren
Voor het beheer van medewerkes is een aparte tutorial beschikbaar. Deze kunt u hier terugvinden.
Laadpunten beheren
Via uw account kunt u de laadpalen gekoppeld aan uw bedrijf of de thuislaadpunten van uw medewerkers beheren. De laadpalen worden door Chargewell aan uw account gekoppeld tijdens de installatie. Hiervoor nemen we voor de installatie contact met u op.
Navigeer in uw bedrijfsaccount naar 'Oplaadpunten'/ 'Chargepoints' (A). U krijgt vervolgens een lijst te zien met alle laadpunten (thuis en zakelijk) die gekoppeld zijn aan uw account (B). Voor de thuislaadpunten ziet u ook het vergoedsingstarief en de totale prijs die u aan ons betaald inclusief de marge en btw. (C)
Door op het ophet 'ID nummer' (D) van de laadpaal te klikken komt u op de detail pagina van de laapaal.
Op de detail pagina van het laadpunt ziet u algemene informatie over de locatie van het laadpunt (E) en de geleverde energie.
Daarnaast is het ook mogelijk om een aantal acties uit te voeren (F). Zo kan op afstand een laadpaal een reset ontvangen of een connector worden ontgrendeld. Heeft u bij ons een abonnement afgeslpoten inclusief 24/7 helpdesk? Dan doen wij deze acties voor u.
Door bij (G) op het '+' symbool te klikken krijgt u een selectie van de meest recente berichten die de laadpaal aan het platform heeft gestuurd te zien (H).
Wilt u een laadpaal deactiveren of de abonnementsvorm veranderen? Neem dan contact op met support@chargewell.nl
Transacties bekijken
Navigeer in het menu naar 'Transacties'/'Transactions' (A). In het filter menu (B) kunt u filteren op de transacties die u wilt inzien. Het is daarnaast ook mogelijk om de transacties te exporteren als .excel bestand.
Bij de resulaten (C) krijgt u een lijst te zien met alle opgevraagde transacties. Door op het 'ID' van de transactie te klikken (D) krijgt u meer informatie over de transactie te zien, waaronder de locatie (E) en de prijsopbouw (F).
Facturen inzien
Facturen worden automatisch verstuurd naar het door u opgegeven facturatie email adres. Als bijlagen worden de laadtransacties (inkomend en uitgaand) als pdf bijgevoegd.
Via uw account kunt u de historische facturen terugzien en downloaden in een ander formaat.
Navigeer in uw account naar 'Facturen / Vergoedingen' / 'Invoices / Rembousement'. U ziet nu een lijst van alle facturen.
Wij sturen een aparte factuur per land waar de dienstverlening heeft afgenomen. Hebben uw medewerkers met uw laadpassen geladen in Nederland, Belgie en Frankrijk? Dan ontvangt u 3 aparte facturen.
Door op het factuur 'ID' te klikken (B) komt u bij de details van de factuur uit. Hier is het mogelijk om de transacties in een ander bestandsformaat te downloaden (bijvoorbeeld .excel).
In de meeste gevallen verzorgt Chargewell de facturatie en vergoeding van de thuislaadsessies van uw medewerkers voor u. Hier hoeft u niks voor te doen. In het geval dat u dit handmatig wilt uitvoeren ziet u bij (C) een overzicht van de vergoedingen die u moet betalen aan uw medewerkers.
Thuislaadvergoedingen
Chargewell kan de uitbetaling en facturatie van de thuislaadvergoedingen voor u afhandelen. Deze verschijnen als aparte post op uw factuur zonder een btw element.
Tarief.
Als werkgever bent u zelf verantwoordelijk voor de afspraken die u maakt met uw medewerker voor de thuislaadvergoeding. Wij adviseren om het tarief van het nutsbedrijf van uw medewerker 1 op 1 door te zetten als vergoeding. Voor medewerkers woonachtig in Belgie van gebruik gemaakt worden van het CREG tarief. Als werknemer dient u het gewenste tarief aan ons door te geven via support@chargewell.nl. Ook tariefwijzigen (maximaal 1 keer per maand) kunnen worden doorgegeven via ons support kanaal. Tariefwijzigen die door uw medewerkers worden doorgegeven nemen we niet in behandeling zonder de goedkeur van de werkgever.
Tarieven ronden we altijd af naar hele centen.
Het instellen van een vergoedingstarief werkt alleen in combinatie met een Chargewell laadpas die is gekoppeld aan de medewerker. Het is niet mogelijk om een thuislaadvergoeding uit te keren via een laadpas van een leasemaatschappij.
Related Articles
Medewerkers beheren
In dit artikel leggen we uit hoe u medewerkers kunt beheren in uw bedrijfsaccount. Heeft u nog geen bedrijfsaccount dan kun u deze aanmaken via onderstaande link: Maak hier uw bedrijfsaccount aan. Inloggen op mijn bedrijfsaccount. Maakt u gebruik van ...Type gebruikersaccounts
Ons systeem maakt onderscheid tussen drie type gebruikersaccounts, particuliere accounts, bedrijfsaccounts en medewerkersaccounts. Hieronder leggen we het verschil uit tussen de drie. Om in te loggen op ons platform maken alle drie de accounttypes ...Laadpas koppelen en beheren
Laadpassen zijn een middel om gebruikers te identificeren waardoor een laadpunt kan bepalen óf en tegen welk tarief er geladen mag worden. Deze toegangscontrole en tariefbepaling gebeurd op gebruikersniveau en niet op pasniveau. Dit maakt het ...BTW nummer
Om te zorgen dat de facturatie netjes verloopt is het belangrijk dat uw BTW nummer correct en geldig is ingevoerd bij uw account. Hiervoor zal het systeem de ingevulde BTW gegevens controleren in het VIES register van de EU. In het bijzonder wanneer ...Basics voor VvE's
In dit artikel gaan wij er vanuit dat de laadpunten zijn aangesloten op de centrale voorziening waardoor er een verrekening plaats moet vinden tussen de VvE en de elektrische rijders. Indien de bewoners eigen parkeerplekken hebben met een aansluiting ...